Ведение кадрового делопроизводства — это регулярное оформление трудовых отношений и кадровых событий: приёма, переводов, изменения условий работы, отпусков и увольнений. Услуга помогает поддерживать документы в актуальном состоянии, контролировать незавершённое оформление и своевременно передавать сведения для расчёта заработной платы и обязательной отчётности.
НКЦ «Эталонъ» сопровождает текущую кадровую работу в согласованном объёме. При передаче функции определяются перечень обслуживаемых работников, состав документов, порядок взаимодействия с руководителями подразделений и распределение обязанностей между заказчиком, исполнителем и бухгалтерией.
Когда необходимо регулярное кадровое сопровождение
- В компании нет отдельного кадрового специалиста, а оформление документов отвлекает руководителя или бухгалтера от основных задач.
- Собственной кадровой службе требуется передать часть текущей работы или сопровождение отдельного подразделения.
- Растёт численность персонала и количество приёмов, переводов, отпусков и других событий.
- Работники трудятся в разных режимах, в том числе дистанционно, и требуется единый порядок оформления.
- Сведения об изменениях поступают в бухгалтерию несвоевременно, документы остаются неподписанными или расходятся с учётными данными.
Какие задачи входят в сопровождение
Приём, изменения условий работы и увольнение
- Проверка комплектности сведений и документов, необходимых для конкретного кадрового события.
- Подготовка трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов и уведомлений в применимых случаях.
- Оформление переводов, изменения оплаты, режима работы и других согласованных условий при наличии соответствующих оснований.
- Подготовка документов при прекращении трудовых отношений по согласованным основаниям.
- Контроль подписания и ознакомления по сведениям, полученным от заказчика или из используемой системы.
Решения о найме, переводе и увольнении принимает работодатель. Исполнитель проверяет документальные основания и готовит оформление в пределах задания. Наличие шаблона приказа или соглашения не заменяет необходимых уведомлений, согласий и иных процедур.
Отпуска, рабочее время и отсутствия
- Подготовка и актуализация графика отпусков на основании согласованных данных.
- Оформление отпусков, их переноса и других изменений при наличии законных оснований.
- Ведение сведений об использованных отпусках и проверка доступных остатков.
- Подготовка документов по командировкам, работе за пределами обычного графика и отсутствиям в согласованном объёме.
- Формирование или проверка табелей по сведениям ответственных лиц заказчика.
Фактическое рабочее время подтверждают уполномоченные сотрудники компании. Исполнитель не может самостоятельно установить явку, продолжительность работы или причины отсутствия без исходных данных. Выявленные противоречия уточняются до передачи сведений для расчёта выплат.
Поддержание документов и кадровых данных
- Внесение согласованных изменений в штатное расписание и кадровые сведения.
- Ведение трудовых книжек работников, для которых сохраняется бумажный порядок, и подготовка сведений о трудовой деятельности.
- Подготовка справок, копий и выписок из документов по обращениям работников.
- Регистрация кадровых документов, поддержание перечня неподписанных и недостающих материалов.
- Контроль актуальности используемых форм и подготовка текущих изменений в документы в пределах договора.
Существенная переработка системы оплаты, новых локальных нормативных актов или большого числа должностных инструкций определяется отдельным заданием. Такие работы отличаются по объёму от текущего оформления кадровых событий.
Взаимодействие с бухгалтерией и кадровая отчётность
Для расчёта заработной платы передаются согласованные сведения о приёме и увольнении, окладах, доплатах, отпусках, рабочем времени и других событиях. Определяются контрольные даты передачи и порядок срочного уведомления об изменениях, влияющих на выплаты.
В договоре отдельно закрепляется, кто готовит и представляет сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР), кто проверяет подтверждения приёма и устраняет ошибки обработки. Если подачу выполняет бухгалтерия заказчика, исполнитель передаёт ей необходимые кадровые данные и документы-основания.
Кадровая часть отчётности не означает автоматического включения всех расчётов по страховым взносам и выплатам сотрудникам. Начисление зарплаты, удержания, налоги и взносы относятся к отдельной услуге. При комплексном сопровождении функции объединяются и распределяются без повторного выполнения одних и тех же действий.
Как организуется текущая работа
Заказчик назначает ответственного за передачу информации и согласование проектов. Кадровые события сообщаются заранее, когда это возможно, с указанием даты, условий и основания. Для документов, связанных с короткими обязательными сроками, устанавливается отдельный порядок оперативного обмена.
Работодатель обеспечивает принятие решений, подписание документов уполномоченными лицами и ознакомление работников. Исполнитель готовит согласованный комплект, контролирует его статус и сообщает о недостающих сведениях. Передача кадровой функции внешнему исполнителю не отменяет обязанностей работодателя.
При бумажном документообороте согласуются место хранения оригиналов, ответственные за трудовые книжки и порядок передачи подписанных экземпляров. При кадровом электронном документообороте (КЭДО) работа ведётся с учётом установленного в компании порядка подписания, доступа и хранения. Направление скана не во всех случаях заменяет надлежащее оформление документа.
Для руководителя и ответственных сотрудников поддерживается перечень кадровых событий, документов на согласовании и вопросов, требующих решения. Это позволяет видеть незавершённые действия и предотвращать накопление пробелов в текущей документации.
Приём дел и границы услуги
До начала сопровождения проверяются наличие основных документов, сведения о работниках и состояние незавершённых кадровых событий. Если обнаружены пробелы прошлых периодов, они фиксируются отдельно. Начало текущего обслуживания не означает, что ранее допущенные ошибки уже устранены.
Постановка кадрового делопроизводства и восстановление документации согласуются по необходимости. Подготовленные ранее корректные формы и регламенты используются в дальнейшей работе; повторная разработка не требуется.
Воинский учёт, миграционные процедуры, охрана труда, проведение специальной оценки условий труда и подбор персонала не включаются автоматически. Для каждого такого направления определяется отдельный объём. Дисциплинарные процедуры, сокращение штата и спорные увольнения также требуют предварительного согласования состава сопровождения.
Представительство в инспекции труда и суде относится к юридической работе. Подготовка кадровых документов может обеспечивать такую работу исходными материалами, но не заменяет правовую оценку спора.
Документы и исходные данные
Для начала сопровождения
- Сведения о работодателе и полномочиях: реквизиты, структура, данные руководителя и лиц, уполномоченных подписывать кадровые документы.
- Список работников: должности, подразделения, даты приёма, условия занятости, режимы работы и действующие условия оплаты.
- Действующие документы: трудовые договоры и дополнительные соглашения, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и применимые положения об оплате труда.
- Отпуска и рабочее время: график отпусков, сведения об использованных днях и остатках, графики работы и принятый порядок ведения табелей.
- Состояние текущих дел: документы на подписании, незавершённые приёмы и увольнения, предстоящие кадровые события.
- Порядок обмена данными: ответственные сотрудники, используемая кадровая система, каналы передачи документов и распределение функций с бухгалтерией.
Для текущих кадровых событий
- По приёму — согласованные условия работы и сведения из документов, которые необходимы для заключения договора с конкретным работником.
- По изменениям — решение работодателя, заявление или согласие работника и другие основания, когда они требуются.
- По отпускам и отсутствиям — заявления, согласования, сведения о периодах отсутствия и подтверждающие материалы в применимых случаях.
- По рабочему времени — данные о фактически отработанном времени, отклонениях от графика и документы об их оформлении.
- По увольнению — основание, предполагаемая дата и документы, необходимые для соответствующей процедуры.
Дополнительно, при наличии
- Коллективный договор, должностные инструкции, документы об особых режимах работы и гарантиях отдельным категориям работников.
- Результаты специальной оценки условий труда в части, необходимой для кадровых документов.
- Бумажные трудовые книжки и сведения об их движении — если их ведение и хранение передаются исполнителю по акту.
- Ранее представленные сведения о трудовой деятельности и подтверждения их приёма — при включении соответствующей отчётности.
- Локальные документы по персональным данным, правила КЭДО и предоставления доступа.
- Материалы передачи дел, замечания проверок и сведения о нерешённых вопросах, влияющих на текущее оформление.
Персональные сведения передаются только в объёме, необходимом для конкретной задачи. Полные копии личных документов не запрашиваются автоматически. Условия обработки данных, доступ исполнителя и порядок хранения определяются до передачи материалов. Личные пароли и закрытые ключи электронной подписи передавать не требуется.
