Постановка кадрового делопроизводства — это организация документов и процедур, с помощью которых компания оформляет трудовые отношения. Она определяет, какие документы необходимы работодателю, кто их готовит и подписывает, как фиксируются кадровые события и передаются сведения для расчёта заработной платы.
НКЦ «Эталонъ» помогает сформировать кадровую документацию с учётом структуры компании, численности работников, режимов работы и системы оплаты труда. Задача услуги — подготовить применимые правила и формы, которыми ответственные сотрудники смогут пользоваться в ежедневной работе.
Когда необходима постановка кадрового делопроизводства
- Компания готовится принять первых сотрудников и должна оформить трудовые отношения с начала работы.
- Кадровые вопросы распределены между руководителем и бухгалтерией, но единый порядок действий не установлен.
- Увеличивается численность работников, появляются подразделения, новые должности или разные режимы работы.
- Сотрудники переходят на дистанционную работу, вводятся сменные графики или меняется организация труда.
- Кадровая функция передаётся собственному специалисту или внешнему исполнителю и требуется разграничить обязанности.
- Документы существуют, но противоречат друг другу или не соответствуют фактическим условиям работы.
Для действующей компании сначала определяется, какие документы можно использовать, какие необходимо дополнить и какие процессы ещё не организованы. Если выявлены нарушения за прошлые периоды, их проверка и исправление выделяются в отдельную задачу.
Какие документы и правила разрабатываются
Условия трудовых отношений
- Формы трудовых договоров с учётом категорий работников и условий работы.
- Формы дополнительных соглашений для предусмотренных компанией изменений трудовых отношений.
- Проект штатного расписания на основе согласованной структуры, должностей и условий оплаты.
- Описание трудовых функций в договорах или должностных инструкциях — в согласованном объёме.
- Правила оформления приёма, перевода, отпусков и прекращения трудовых отношений.
Документы должны согласовываться между собой: наименование должности, трудовая функция, место работы, режим и условия оплаты не должны противоречить друг другу. Основания для срочного договора, особенности совместительства и дистанционной работы проверяются применительно к конкретной ситуации.
Внутренние документы работодателя
Определяется необходимый состав локальных нормативных актов (ЛНА) и других внутренних документов. В зависимости от условий деятельности подготавливаются:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положения об оплате труда и премировании либо соответствующие разделы других документов работодателя.
- Правила обработки, предоставления доступа и хранения персональных данных работников в рамках кадровой функции.
- Документы об особенностях дистанционной, разъездной или сменной работы, если такие условия используются.
- Формы и правила подготовки графика отпусков, учёта рабочего времени и оформления отсутствий.
- Документы о распределении кадровых обязанностей и полномочий на подписание.
Состав определяется обязанностями конкретного работодателя. Если закон допускает упрощённый порядок оформления, проверяется возможность его применения. Необходимость отдельного положения, инструкции или журнала оценивается по содержанию задачи, чтобы не создавать дублирующие документы.
При подготовке ЛНА учитываются применимые требования к согласованию и учёту мнения представительного органа работников, если он имеется. Утверждение документа руководителем не заменяет предусмотренных законом процедур.
Кадровые процедуры и обмен данными
Закрепляется, кто получает сведения от работника, проверяет комплект документов, готовит проекты, организует подписание и ознакомление. Для кадровых событий определяются документы-основания, контрольные даты и ответственные за передачу информации.
Отдельно согласуется взаимодействие с бухгалтерией: как передаются сведения о приёме и увольнении, изменении оплаты, отпусках, рабочем времени и отсутствиях. Это помогает избежать ситуаций, когда кадровый документ уже подписан, а расчёт зарплаты продолжает выполняться по прежним условиям.
Определяется порядок ведения трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности, а также передачи данных для обязательной отчётности. Подготовка форм и описание процедуры не означают автоматического включения постоянной сдачи отчётности в разовый проект.
Как документация вводится в работу
Проекты разрабатываются на основе согласованных с заказчиком условий. Руководитель определяет структуру и правила организации труда, а исполнитель помогает корректно закрепить их в документах. Готовые формы и регламенты обсуждаются с сотрудником, который будет вести кадровое делопроизводство.
После согласования документы передаются для утверждения, подписания и ознакомления работников в установленном порядке. Для ответственных сотрудников разъясняется применение форм на характерных кадровых ситуациях компании.
Если работники уже приняты, новые шаблоны не заменяют действующие договоры автоматически. Изменение условий трудовых отношений требует надлежащего основания и оформления. Постановка делопроизводства не предполагает получения подписей недостоверной датой или создания документов о событиях, которых не было.
Порядок работы учитывает бумажный или кадровый электронный документооборот (КЭДО). Если компания использует КЭДО, проверяются применимые правила подписания, ознакомления и хранения. Обмен сканами сам по себе не означает, что все требования к электронному оформлению кадровых документов выполнены.
Границы услуги и распределение ответственности
Постановка создаёт систему документов и правил. Ежедневное оформление приёмов, переводов, отпусков и увольнений относится к ведению кадрового делопроизводства. Проверка полноты и исправление документов прошлых периодов относятся к восстановлению кадровой документации.
Эти работы могут быть объединены в одном договоре. Если необходимые формы и регламенты уже подготовлены в рамках комплексного сопровождения, повторная разработка не требуется.
Расчёт заработной платы, налогов и страховых взносов не входит в постановку кадрового делопроизводства автоматически. Организация воинского учёта, миграционное сопровождение, охрана труда и проведение специальной оценки условий труда также требуют отдельного определения состава работ. При постановке учитываются сведения из этих направлений, необходимые для кадровых документов.
Заказчик предоставляет достоверные сведения об условиях работы, обеспечивает участие ответственных лиц, утверждение документов и их фактическое применение. Техническое внедрение программных систем, подбор персонала и представительство в трудовых спорах в базовый объём услуги не входят.
Документы и исходные данные
Основные материалы
- Сведения о работодателе: реквизиты организации, данные о руководителе и полномочиях лица, которое будет подписывать кадровые документы.
- Структура и численность: подразделения, перечень должностей, количество работников или план найма.
- Условия работы: места выполнения работы, трудовые функции, режимы рабочего времени и отдыха, наличие дистанционной, сменной или разъездной работы.
- Условия оплаты: оклады, доплаты, надбавки, правила премирования и установленные либо планируемые даты выплаты зарплаты.
- Описание кадровой функции: кто сейчас оформляет документы, подписывает их, хранит и передаёт сведения в бухгалтерию.
Дополнительно, при наличии
- Штатное расписание, образцы трудовых договоров и дополнительных соглашений, должностные инструкции.
- Действующие ЛНА, коллективный договор и применимые к работодателю соглашения.
- Сведения о профсоюзе или ином представительном органе работников.
- График отпусков, графики работы, формы табелей и примеры документов по характерным кадровым событиям.
- Результаты специальной оценки условий труда в части, необходимой для отражения условий труда и гарантий в документах.
- Сведения о категориях работников, для которых предусмотрены особые правила оформления и гарантии, без избыточных персональных данных.
- Документы об организации обработки персональных данных, хранении кадровых материалов и ограничении доступа.
- Правила КЭДО и сведения об используемой системе, если электронный порядок уже введён.
- Материалы предыдущих проверок и предписания, относящиеся к кадровому делопроизводству.
Для разработки общих форм обычно достаточно обезличенных образцов и описания условий работы. Полные копии паспортов и личные документы всех работников на этом этапе не требуются. Если в проект включено оформление документов на конкретных сотрудников, состав необходимых сведений определяется отдельно по кадровому событию.
Материалы передаются по согласованному защищённому каналу с доступом только для уполномоченных участников работы. Личные пароли и закрытые ключи электронной подписи предоставлять не нужно.
